La fattura elettronica: modalita’ d’invio e conservazione

Dopo la diffusione della fattura elettronica PA, cioe’ della fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione, il prossimo grande passo che attende i professionisti e le aziende e’ l’avvio della fattura elettronica tra soggetti privati,  noto come B2B. Dal 2015 e’scattato l’obbligo di emettere la fattura elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione (ad esempio: ministeri, comuni, regioni, province, forze dell’ordine, universita’ ecc.): la Pubblica Amministrazione non puo’ infatti piu’ accettare, e di conseguenza pagare, le fatture cartacee. Inoltre gia’ dal  1^ gennaio 2017 emettere fatture elettroniche e’possibile in via del tutto facoltativa anche per i privati. Dal 1^ gennaio 2019 la fattura elettronica diventera’ un obbligo esteso anche alle fatture tra privati.

Ma la data del 1^gennaio 2019 e’stata anticipata in alcune casistiche:

  • l’obbligo della fattura elettronica e’ scattato il 1^luglio 2018 per le prestazioni offerte da subappaltatori nei casi di appalto di lavori stipulati con la Pubblica Amministrazione. Ad esempio un’impresa di pulizia svolge dei servizi di pulizia dei locali mensa per un’azienda appaltatrice del servizio di refezione scolastica. L’impresa di pulizie dovra’ emettere una fattura elettronica all’azienda di ristorazione, perche’ si tratta di servizi offerti all’interno di un appalto stipulato con la Pubblica Amministrazione.
  • l’obbligo di fattura elettronica e’scattato il 1^settembre 2018 nei confronti di viaggiatori stranieri non residenti all’interno dell’ Unione Europea per le fatture emesse in ambito tax free shopping. Ad esempio, una turista giapponese in vacanza a Milano acquista una borsa al prezzo di 200 euro. Per gli acquisti di beni con valore superiore a 155 euro (al lordo dell’Iva) e destinati all’uso personale o familiare, il venditore dovra’ emettere la fattura elettronica tax free.

Per tutte le operazioni tra privati, persone fisiche e giuridiche, l’emissione della fattura elettronica scattera’, come gia’ detto, dal 1^gennaio 2019. Tale data varra’ anche per la cessione di benzina o gasolio verso imprese private e professionisti., con una proroga quindi di 6 mesi rispetto a quanto era stato inizialmente previsto nella legge di Bilancio 2018.

Sono esenti dall’obbligo solamente i possessori di partita Iva con regime dei minimi o con regime forfettario. Per tutti glia altri soggetti l’unica modalita’ per poter trasmettere le fatture sara’utilizzare un servizio di fatturazione elettronica che risponda ai requisiti della normativa di riferimento.

Con il termine di fattura elettronica s’intende un sistema digitale di creazione e trasmissione delle fatture al Sistema di Interscambio. La fattura elettronica sara’ prodotta, trasmessa e conservata secondo il linguaggio standard XML, un linguaggio informatico che permette di gestire in forma elettronica l’intero ciclo di fatturazione. Creare una fattura elettronica in autonomia potrebbe risultare complesso ma affidandosi ad un intermediario tutte le operazioni risulteranno semplificate, perche’ effettuate in automatico dal software, e del tutto trasparenti per il cliente. Appoggiandosi al nostro Studio la compilazione di una fattura elettronica sara’ molto simile a quella di una normale fattura cartacea o digitale. Una volta inseriti tutti i dati relativi al cliente e ai prodotti o servizi da fatturare, la fattura elettronica e’ creata e pronta per essere inviata. La fattura transita quindi dal Sistema di Interscambio, il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche e gia’ utilizzato per il recapito delle fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione. 

Il Sistema d’interscambio e’un sistema informatico, gestito dall’Agenzia delle Entrate con il compito di:

  • ricevere le fatture sotto forma dei file XML;
  • verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi;
  • inoltrare al fattura elettronica al destinatario.

Alcuni vantaggi per chi emette fattura elettronica riguardano:

  • l’esonero dallo spesometro (proprio come il regime forfettario e dei minimi, chi emette la fattura elettronica sara’ esonerato dalla trasmissione delle comunicazioni delle fatture emesse e ricevute);
  • l’esonero dal Modello Intrastat, che consente il monitoraggio da parte dell’Agenzia delle Dogane di tutte le operazioni commerciali di scambio intrattenute tra i soggetti di diversi Stati membri dell’Unione Europea.
  • l’esonero dalla comunicazione dei dati relativi ai contratti stipulati dalle societa’ di leasing.

Ulteriore vantaggio e’rappresentato dal fatto che si determina un risparmio di spazio, poiche’ utilizzando un sistema di conservazione digitale non si dovranno piu’ stampare e custodire le fatture in grossi faldoni che esigono spazio e il dispiego di enormi quantita’ di carta: la legge prevede che proprio come per le fatture cartacee, anche per le fatture elettroniche i documenti siano conservati a norma per 10 anni.

Oltre al dovere di emettere una fattura elettronica, l’utente ha quindi l’obbligo di conservazione sostitutiva della fattura. La conservazione sostitutiva e’una procedura che garantisce nel tempo la validita’ legale dei documenti informatici.

Ma cosa succede nel caso di mancata emissione della fattura elettronica? Non emettere una fattura elettronica dove invece e’ necessario comporta una sanzione. Tuttavia affidandoti allo Studio le possibilita’ di errore saranno estremamente ridotte  e grazie alle notifiche provenienti dal Sistema di Interscambio, potrai accertarti della correttezza della tua fattura elettronica e del fatto che questa sia stata consegnata. In definitiva, affidandoti allo Studio ti consentira’ quindi di agire in tutta tranquillita’ e nel rispetto della normativa, senza aver dubbi sulla correttezza delle operazioni e sull’effettiva ricezione delle fatture. 

La fattura elettronica: modalita’ d’invio e conservazione ultima modifica: 2018-09-12T06:03:54+00:00 da Dott. Gaetano Pappalardo

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