Dal 1^ gennaio 2026 è scattato l’obbligo di collegamento tra i registratori telematici (RT) e strumenti di pagamento elettronico (POS), rafforzando la digitalizzazione dei flussi sui corrispettivi al dettaglio: ecco cosa cambia.

L’obbligo riguarda gli operatori che:

• effettuano operazioni di commercio al minuto o assimilate ai sensi dell’art.22 del DPR. 633/72;
• utilizzano strumenti di memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi (registratori telematici, RT server o soluzioni software equivalenti)
• accettano pagamenti elettronici tramite POS o altri strumenti tracciabili 

In concreto, tutti gli esercenti dotati di un registratore telematico e di terminali di pagamento devono procedere all’associazione logica tra i due dispostivi.

E’ importante sottolineare che il collegamento richiesto non comporta necessariamente una connessione fisica tra POS e registratore ma consiste in un abbinamento amministrativo tra gli identificativi dei dispositivi. L’operazione viene effettuata tramite una procedura dedicata disponibile nell’area del portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate. 

L’obbligo è formalmente operativo dal 1^gennaio 2026, ma l’attuazione prevede le seguenti fasi:

• il servizio telematico per effettuare l’associazione è reso disponibile mediante la funzionalità web disponibile dal prossimo 5 marzo 2026. 
• per i POS già in uso, il collegamento deve essere effettuato entro 45 giorni dalla disponibilità del servizio; 
• per i nuovi dispositivi, la registrazione deve avvenire dal sesto giorno del secondo mese successivo alla loro attivazione e comunque entro la fine del mese.

Eventuali modifiche (sostituzione POS o RT) devono essere comunicate con le stesse modalità.

Quando il POS non è collegato fisicamente al registratore telematico, occorre digitare se l’importo è corrisposto in contanti o con moneta elettronica. Dal 1^gennaio 2026 l’errata indicazione e registrazione in RT (registratori telematici) delle modalità d’incasso, se contanti o elettronica, all’atto della vendita comporta l’irrogazione della sanzione amministrativa di euro 100 per ciascuna trasmissione, comunque entro il limite massimo di euro mille per ciascun trimestre. Diventa quindi assolutamente essenziale fornire le corrette indicazioni al cassiere. Se si sbaglia ad indicare la modalità di pagamento occorre effettuare la procedura di annullo, emettendo un documento commerciale che annulla il precedente nella memoria permanente di dettaglio del registratore telematico. Entro la trasmissione dei dati a fine giornata, il sistema deve essere coerente. Quindi se l’errore fosse scoperto successivamente, la procedura diventa più complessa e richiede una segnalazione specifica nell’area dedicata del portale “Fatture e corrispettivi” per giustificare l’anomalia alla sezione “monitoraggio delle ricevute dei file trasmessi” dell’area di Consultazione, provando ad indicare la motivazione della trasmissione anomala. 

Quindi violare gli obblighi di memorizzazione o trasmissione dei pagamenti elettronici costituisce  un comportamento sanzionato in via autonoma rispetto a quello correlato al mancato collegamento logico tra POS e RT.

In caso di mancato collegamento dello strumento di pagamento nei termini sopraindicati, trova applicazione non solo la sanzione da euro mille a 4 mila ma anche le sanzioni accessorie della sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività nei locali ad essa destinati, per un periodo da quindici giorni a due mesi. In caso di recidiva, la sospensione è disposta da due a sei mesi.